Cuando los ingresos oscilan entre meses excelentes y meses que no se explican, mientras los prospectos siguen llegando y el trabajo sigue siendo bueno, muchas veces el problema es un embudo de ventas con fugas. Es uno de los problemas más comunes en las ventas de los pequeños negocios y uno de los menos diagnosticados.
La reacción habitual es culpar al marketing: conseguir más prospectos y esperar que suficientes lleguen al final. Eso casi siempre arregla lo que no estaba roto.
Dónde tiene fugas el embudo
Antes de culpar a la calidad de los prospectos o al gasto en anuncios, identifique dónde se le caen. En la mayoría de los negocios de servicios pasa en cuatro puntos:
- Entre la consulta y el primer contacto. El prospecto no recibe respuesta lo bastante rápido y, para cuando usted llama, ya se fue o se enfrió. Muchas veces es la fuga más grande.
- Entre el primer contacto y la cita. Le interesaba, pero no había un siguiente paso claro ni seguimiento. Pensaba volver a contactarlo y no lo hizo.
- Entre la cita y la propuesta. La llamada salió bien, pero la propuesta tardó demasiado, o llegó y nadie dio seguimiento cuando el prospecto dejó de responder.
- Entre la propuesta y el cierre. Al prospecto le interesa, pero no ha decidido. Sin un seguimiento constante y útil, no decide nada o se va con quien le dio más seguimiento.
En todos los casos, el prospecto estaba interesado. Fue el proceso el que no lo retuvo.
Lo que tienen en común las fugas
Casi todas las fugas son un hueco en la comunicación justo cuando el prospecto necesitaba un empujón. La rapidez, el seguimiento y la constancia dependen menos de la habilidad de ventas que de tener un sistema, y un sistema se puede automatizar.
Cómo la automatización cierra cada fuga
- La respuesta inmediata cierra la primera fuga: el prospecto recibe respuesta en cuanto envía el formulario.
- Las secuencias de seguimiento cubren la parte media del embudo, entre el primer contacto y el cierre, donde se enfría la mayoría de los prospectos. Una buena secuencia mantiene el interés, envía información útil e impulsa el siguiente paso.
- Los recordatorios y confirmaciones de citas reducen las ausencias y reactivan a quienes dejan de responder después de agendar. Un prospecto que falta a una llamada y no vuelve a saber de usted casi siempre se pierde; uno que recibe un mensaje breve y amable muchas veces no.
- El seguimiento de propuestas evita que una propuesta enviada desaparezca. Los mensajes programados mantienen viva la conversación y le muestran al prospecto que usted quiere el trabajo.
Qué cambia cuando el embudo retiene
Con estas piezas en su lugar, la diferencia entre los meses buenos y los malos se reduce, porque el proceso funciona igual sin importar qué tan ocupado esté el dueño. Los prospectos avanzan a un ritmo más estable porque algo los impulsa en cada paso. La venta la siguen haciendo personas, con conversaciones mejor sincronizadas y más enfocadas.
Primero encuentre sus fugas
Antes de construir nada, tome sus últimos 30 prospectos y revise qué pasó con cada uno. ¿Qué tan rápido recibieron respuesta? ¿Cuántos seguimientos recibieron? ¿Cuántos simplemente desaparecieron? Las respuestas suelen dejar claros tanto el problema como la solución. Es el mismo análisis que hace una auditoría de procesos con cada flujo de trabajo del negocio.
Arregle las fugas antes de pagar por más prospectos. Meter más prospectos en un proceso con fugas solo significa perder más.
Si quiere que alguien más revise su embudo y dónde podría estar perdiendo prospectos, con gusto le echamos un vistazo.
