Por qué empezamos por los procesos, no por las herramientas
Un puesto de trabajo es un conjunto de procesos.
En Alier, una persona atendía la línea de WhatsApp. En realidad, ese puesto era un conjunto de tareas: responder preguntas sobre precios, verificar zonas de entrega, cotizar pedidos, enviar instrucciones de pago, reunir los datos de envío, confirmar pagos y resolver problemas. Casi todo seguía el mismo patrón cada vez. Confirmar pagos y resolver problemas, no. Así que un asistente de IA se encargó del primer grupo, y el segundo se queda con el equipo.
La mayoría de los negocios nunca ha puesto por escrito esos conjuntos de tareas, así que los dueños terminan comprando herramientas para los síntomas: un chatbot porque los prospectos se sienten lentos, un CRM porque todo se siente desordenado. Y automatizar un proceso que no funciona solo hace que el desorden ocurra más rápido. Empezamos por poner los procesos por escrito.
Cómo evaluamos un proceso
Tres preguntas deciden qué se implementa primero.
¿Con qué frecuencia ocurre?
El trabajo que ocurre todos los días o todas las semanas se acumula. El que ocurre una vez por trimestre rara vez justifica una implementación.
¿Con qué frecuencia falla?
El trabajo repetitivo falla cuando alguien tiene prisa, está ocupado o está enfermo. Ahí es donde un sistema ayuda más.
¿Qué está en juego cuando falla?
Cuando hay mucho en juego, automatizamos la preparación y dejamos la decisión final en manos de una persona.
Primero se implementa el trabajo que ocurre seguido, falla seguido y no cuesta mucho cuando falla.
Ejemplo
Se implementó primero
Responder preguntas por WhatsApp fuera de horario (Alier). Ocurre todos los días, se perdía seguido porque las noches y los fines de semana esperaban hasta la mañana, y hay poco en juego. Fue lo primero que implementamos.
Ejemplo
Decide una persona
Confirmar pagos y resolver problemas con pedidos (Alier). Ocurre todos los días y hay mucho en juego, porque se trata de dinero y de clientes. El asistente los señala; una persona los resuelve.
Ejemplo
La implementación más sencilla
Programar audiciones (un coro infantil). Una vez por temporada, con muchas idas y vueltas, y tiene que seguir siendo fácil de manejar para el personal. Las familias se canalizan según el grado escolar, quien no encuentra horario pasa con una persona, y está construido sobre una herramienta de formularios que el propio personal puede mantener, en lugar de código a la medida.
Lo que nunca automatizamos
El criterio. Las relaciones. Nada que mueva dinero sin que una persona lo apruebe.
Automatizamos la preparación, la captura de datos y el seguimiento, y dejamos las decisiones en sus manos.
Los cuatro pasos
De la primera llamada a un sistema funcionando.
1. Revisión de Procesos Gratuita
Una llamada de 30 minutos sobre cómo fluye el trabajo en su negocio y dónde se atasca. Termina sabiendo si vale la pena revisarlo más a fondo.
2. Auditoría de Procesos
Lo entrevistamos a usted y a su equipo, mapeamos cada proceso recurrente y evaluamos cada uno. Recibe un orden de implementación, no una presentación. Desde $1,500 USD, y el costo se descuenta de cualquier implementación dentro de los 90 días siguientes.
3. Implementación
Implementamos las soluciones en ese orden, nosotros mismos. La mayoría de las primeras implementaciones están funcionando en 10 días hábiles.
4. Soporte
Mantenemos sus sistemas funcionando, corregimos lo que falle y revisamos el mapa a medida que su negocio cambia.
A veces la respuesta no es automatizar
A veces la solución está en otro lado.
A veces el problema está en la base: no hay CRM, no hay sistema de citas o nadie actualiza el Perfil de Empresa en Google. Eso lo arreglamos primero. A veces es una contratación, solo que más pequeña, distinta o para más adelante de lo que tenía pensado. Y a veces es la oferta o el precio, algo que ninguna automatización puede arreglar. Preferimos decírselo antes que venderle una implementación que no le va a ayudar.
Por qué trabajamos así
Una investigación que no termina en una decisión es tiempo perdido.
Antes de Fernvay, Roman dirigió las ventas de Syscom, un proveedor aeroespacial de Columbus cuyas fibras de polímero metalizado se usaban en blindaje contra interferencia electromagnética (EMI), y creó programas de inteligencia de mercado para un fabricante industrial. Vio muchas veces cómo una buena investigación nunca se convertía en una decisión. Por eso cada auditoría termina en un orden de implementación, y cada recomendación dice cuánto cuesta, cuánto ahorra y cuándo no conviene hacerla.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que empezar con una auditoría?
No. Si ya sabe lo que necesita, vaya directo a un servicio. La Revisión de Procesos Gratuita le dirá cuál es su caso.
¿Y si la respuesta es «no automatice»?
Entonces se lo decimos. Para eso sirve revisar primero.
¿Esto va a reemplazar a mi personal?
Le devuelve a su equipo la parte repetitiva de su semana, y puede significar que necesite menos contrataciones nuevas a medida que crece. Menos contrataciones nuevas no es lo mismo que menos personas.
¿Trabajan en español?
Sí. Las revisiones, las auditorías y las implementaciones pueden ser en inglés o en español.
Empiece con una Revisión de Procesos Gratuita
Una llamada de 30 minutos sobre cómo funciona hoy su negocio y dónde le duele.